先日 WordCamp London 2015 が開催されました。ピンクヘアーのパンクわぷーが話題になったのをご存じの方も多いのでは。
その開催4ヶ月前に公開された「The Making of a WordCamp: The Team」（WordCamp を作る: チーム）という記事があります。WordCamp London のスタッフ向けの記事なのですが、どこの地域のWordCamp でもとても参考になりそうなので、Siobhan さんに翻訳したいとお願いして、快諾していただきました。なお、原文では会場編もあります。もし誤訳などあればご連絡くださいませ。
WordCamp を作る:チームについて
原文: The Making of a WordCamp: The Team | WordCamp London
WordCamp を運営するとき、何よりも大切なこと。それは「任せる」ことです。
または、「適任者を見つけて、何もかもその人に任せる」と言い換えてもよいでしょう。
これが難しいこともあります。仕事を早く終わらせるのが好きな人や、何でもリーダーとなって進めてしまいがちな人にとっては特にそうでしょう。
しかしながら、WordCamp は1人ぼっちでつくるものではありません。強力な WordCamp は、チームが協力しあって作られるものです。チームに任せることが重要なのには、たくさんの理由があります。
- WordCamp はボランティアが運営しています。この人達も、時には仕事やプライベートの用事でいっぱいいっぱいになってしまうこともあります。チームを持つことで、これがイベントに大打撃を与えてしまうことを防げます。
- イベントの様々な側面に対して、責任のはっきりした線引きができます。スピーカー担当者は確実にスピーカーを呼ぶし、スポンサー担当者はスポンサーを把握し取り仕切ります。
- 複数人で仕事量を共有するので、誰かが働きすぎにならずに済みます。
- 将来舵取りをできるようになる、より新しい実行委員が経験を積むことができます。現在、委員長は2年までしか就任できないことになったので（訳注: WordCamp Central に開催申請をする際に新しいルールができました）、このことはより重要になっています。
役割分担
役割分担の仕方は各 WordCamp によって異なりますが、いつも変わらない部分もあります。以下は WordCamp London のチームに向けて、計画の初期段階に投稿したリストのバージョンです。
スピーカー担当
スピーカーの選定、連絡のやりとり、イベント全体においてのスピーカーのサポートを務めます。
- チームで、スピーカーの招待リストを考え出す
- スピーカー応募フォームを作る
- スピーカー募集を投稿する
- スピーカー選びを管理する（誰もが意見を言えるが、誰かが監督する必要がある）
- 承認または却下のメールを送る
- スピーカーから確実に詳細を提供してもらう
- すべてのスピーカーを Web サイトに追加する
- スピーカー告知を投稿する
- スライドを事前チェックする
- その他、スピーカーに関することがあればやる
スポンサー担当
スポンサーを探して、満足してもらうことを務めます。
- チームで、スポンサー特典リストをつくる
- スポンサー募集の投稿をする
- スポンサー候補に連絡を取る（または、企業とコネクションのあるメンバーにチームをまたいで手伝ってもらう）
- スポンサーの詳細を集める
- スポンサー要件を満たしていることを確認する
- Web サイトでスポンサーについて詳しく紹介をし、感謝の意を示す
- などなど
コントリビューターデイ担当
コントリビューターデイにまつわる全てのことを務めます。
- 受付
- それぞれのチームのリーダーを確認
- 広報
- 形式の決定
- ケータリング選び
映像音響担当
動画撮影と写真撮影を務めます。
- 写真撮影ボランティアを募集する
- セッション録画を管理する
- 確実にすべての動画を WordPress.tv にアップする
デザイン担当
Web サイトのデザインと、記念品のデザインを務めます。
- Web サイトのデザインと制作をする
- ロゴをデザインする
- 名札をデザインする
- バナー、看板、宣伝資材のすべてをデザインする
コンテンツ＆コミュニケーション担当
すべてのコンテンツを Web サイトに掲載し、定期的なブログ投稿を務めます。
- コンテンツ戦略を立てる
- ブログを定期的に投稿する
- 他の班のリーダーが、それぞれの班に関係する情報をサイトに掲載していることを確かめる（例えばスピーカー班、スポンサー班）
- イベントに関するコンテンツの全てを投稿する（日時、場所、懇親会情報など）
- ソーシャルメディアを管理する
ボランティア担当
ボランティアの募集と、当日の監督を務めます。
- ボランティアを集める
- ボランティアのスケジュールをまとめる
- ボランティアに仕事を割り振る
- 当日はボランティアを管理する
交流担当
交流イベントの計画を務めます。
- スピーカーディナーの運営（訳注: 海外の WordCamp でよく行われている、スピーカーのみ参加できる食事会のこと）
- 懇親会の運営
これらの役割のうちいくつかは重複しますし、時には委員長が追加で発生するタスクを引き受けることもありますが、 できる限り役割を分担をするにはこのリストが役立つでしょう。
委員長の役割
これらの役割があって、委員長には何が残されているのでしょう。ふんぞり返って、みんなに仕事させておけばいいのでしょうか。残念ながら違います。あなたは結局、膨大な量の仕事を自分自身でやることになるでしょう。例えば、どの班にも当てはまらないものを、最終的にはすべて引き取ることになるでしょう。すなわち、ケータリングの予約、会場決め、WordCamp Central とのやりとり、スケジュール決め、予算の取りまとめと財務管理です。さらには、もしだれかが担当を全うできなくなったら、続きを最後まで引き受けることになります。スタッフに「やあ、どんな調子？」と声をかけることにも多くの時間を割くことが期待されます。
それだけではありません。あなたはイベント全体のビジョンと、当日すべてがひとつにまとまるようにすること、そして対しての責任があります。あなたの役割は、実行委員全員がそれぞれの役割をきちんと取り仕切っていること、そして大事なことは、彼らがいい経験をしていることを保証することです。 WordCamp 実行委員はボランティアであり、彼らに来年も続けて欲しいならば、経験からたくさんのことを得てもらうのが重要です。
そしてもちろん、将来は次の委員長のメンターになること。来年（または再来年）はふんぞりかえって、同じことを誰かがやるのを見ていればいいのです